Privacyverklaring Aqua Cool

1. Wie is verantwoordelijk?

Aqua Cool Swim, Sports and Fun vzw is de verwerkingsverantwoordelijke.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze verklaring geldt voor ouders en voogden, kinderen, lesgevers, dagverantwoordelijken en beheerders die het reservatieplatform gebruiken of deelnemen aan de activiteiten van Aqua Cool.

3. Welke gegevens verwerken we?

• Ouder- en contactgegevens: naam, e-mailadressen, telefoonnummer en adres.
• Kindgegevens: naam, geboortedatum, zwemniveau, voortgang en behaalde brevetten.
• Inschrijvingsgegevens: gekozen activiteit, lesmoment, groep, aanwezigheid, wachtlijst, uurwissels, annuleringen en communicatie.
• Medische informatie: alleen de informatie die een ouder vrijwillig opgeeft voor een veilige begeleiding, zoals allergieën, medicatie of aandachtspunten.
• Fototoestemming: de keuze of een kind herkenbaar op foto’s van Aqua Cool mag staan.
• Betalings- en attestgegevens: bedrag, betaalstatus, betalingskenmerk en gegevens die nodig zijn voor fiscale of ziekenfondsattesten. Aqua Cool bewaart via het platform geen kaartgegevens of bankaanmeldgegevens.
• Gegevens van medewerkers en lesgevers: contact- en adresgegevens, geboortedatum, rekeningnummer, kwalificaties, planning, groepsopdrachten en gepresteerde uren.
• Technische en beveiligingsgegevens: accountidentificatie, aanmeld- en beveiligingsinformatie en beperkte technische loggegevens.

4. Waarom en op welke rechtsgrond?

De privacyverklaring lezen is geen toestemming. Toestemming voor medische informatie en toestemming voor foto’s worden afzonderlijk gevraagd en kunnen afzonderlijk worden ingetrokken. Intrekking verandert niets aan verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig gebeurden.

5. Wie kan de gegevens zien?

Alleen personen die de informatie voor hun taak nodig hebben, krijgen toegang:

• beheerders hebben toegang voor organisatie, ondersteuning, betaling en wettelijke administratie;
• lesgevers zien alleen de noodzakelijke lesinformatie, zoals naam, niveau, groep en evaluatie;
• dagverantwoordelijken zien de noodzakelijke gegevens voor groepswissels en aanwezigheden;
• andere ouders kunnen geen gegevens van uw gezin zien.

Voor de technische uitvoering gebruikt Aqua Cool zorgvuldig gekozen dienstverleners, waaronder Cloudflare voor hosting en database, Supabase voor aanmelden, Brevo voor e-mail en Mollie voor betalingen. Zij verwerken gegevens volgens onze instructies en hun toepasselijke verwerkersvoorwaarden. Gegevens kunnen ook worden gedeeld met bevoegde overheden wanneer de wet dit verplicht.

6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar dat gebeurt, gebruiken zij een geldig beschermingsmechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

• account-, kind- en inschrijvingsgegevens: zolang het gezin actief is en normaal maximaal twee jaar na de laatste activiteit;
• medische informatie: tot drie maanden na afloop van de betrokken lessenreeks of zwemweek, tenzij een incident of wettelijke reden een langere bewaring vereist;
• fototoestemming en publicaties: tot de toestemming wordt ingetrokken of het doel vervalt;
• boekhoudkundige, betalings- en fiscale gegevens: gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn;
• beveiligingslogs: normaal maximaal twaalf maanden;
• personeels- en lesgeversgegevens: zolang de samenwerking loopt en daarna volgens de wettelijke en administratieve bewaartermijnen.

Na afloop worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij ze nog nodig zijn voor een wettelijke verplichting of de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

8. Hoe beveiligen we gegevens?

We gebruiken onder meer versleutelde verbindingen, afgeschermde geheime sleutels, beveiligde eenmalige aanmeldlinks, rolgebaseerde toegang, logging, back-ups en regelmatige controles. Geen enkel digitaal systeem is volledig risicoloos. Bij een beveiligingsincident volgen we de wettelijke meldings- en informatieverplichtingen.

9. Uw rechten

U kunt, binnen de wettelijke voorwaarden, vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. U kunt een toestemming altijd intrekken.

Stuur uw verzoek naar aquacool.info@gmail.com. We kunnen bijkomende informatie vragen om uw identiteit of uw relatie met het kind te controleren. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

10. Kinderen

Ouders of wettelijke vertegenwoordigers bezorgen de gegevens van kinderen en beheren hun profiel. We gebruiken kindgegevens alleen voor de organisatie en veilige begeleiding van de activiteiten, wettelijke administratie en de doeleinden die hierboven zijn beschreven.

11. Cookies en lokaal opgeslagen gegevens

Het platform gebruikt alleen technisch noodzakelijke informatie voor aanmelden, beveiliging en de werking van de sessie. We gebruiken momenteel geen advertentiecookies. Als later niet-noodzakelijke analyse- of marketingcookies worden toegevoegd, passen we deze verklaring aan en vragen we vooraf toestemming waar dat vereist is.

12. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer het platform, onze werking of de wet verandert. De actuele versie en datum blijven op deze pagina beschikbaar. Bij belangrijke wijzigingen informeren we gebruikers via het platform of per e-mail.